Положення про архівний підрозділ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ

Диканського районного суду

Полтавської області

№ 08-од від 19.04.2012 року

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ

Диканського районного суду Полтавської області

1. Згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" Диканський районний суд Полтавської області (далі - суд) створює архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архівний підрозділ входить до складу канцелярії. Функції щодо його ведення покладаються на одного з працівників апарату суду (далі - особа, відповідальна за архів).

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та Положенням про архівний підрозділ Диканського районного суду Полтавської області.

Положення про архівний підрозділ Диканського районного суду Полтавської області, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з відповідною державною архівною установою - архівним відділом РДА, після чого затверджується керівником апарату суду.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов'язків особи, відповідальної за архів визначається наказом керівника апарату суду.

6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

приймання від працівників апарату суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів;

участь у складанні та погодженні номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом

Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами) (далі - Правила), відповідній державній архівній установі, архівному відділу райдержадміністрації;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії суду проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

підготовка, передавання та транспортування (за рахунок суду) документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи - архівного відділу РДА;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від структурних підрозділів суду, працівників апарату суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати структурним підрозділам суду, працівникам суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від структурних підрозділів суду, працівників суду відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Особа, відповідальна за архів суду призначається наказом керівника апарату суду із числа працівників апарату суду.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені судом, та документи з особового складу;

аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані до архіву після завершення їх ведення у діловодстві щороку за графіком, затвердженим керівником апарату суду.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву суду одразу після завершення їх виробництва.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві суду:

для справ з управлінською документацією суду постійного зберігання - 10 років,

для судових справ постійного зберігання, справ з оригіналами судових рішень та документів з особового складу - 75 років.