Положення про канцелярію суду

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник апарату

Диканського районного суду

Полтавської області

________________О.В.Кутова

«_30_» _жовтня__ 2012 року

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Диканського районного суду Полтавської області

1.Загальні положення

1. Канцелярія Диканського районного суду Полтавської області є самостійним структурним підрозділом Диканського районного суду Полтавської області, утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Типового положення про апарат місцевого, апеляційного судів, Положення про апарат Диканського районного суду Полтавської області.

2. Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", законодавством про боротьбу з корупцією, Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України у Полтавській області, наказами, розпорядженнями та вказівками голови та керівника апарату суду, а також цим Положенням.

3. Канцелярія підпорядковується  безпосередньо керівнику апарату суду.

4. За посадами до канцелярії суду входять: старший секретар, секретарі суду та оператор комп’ютерного набору. Архів також входить до складу канцелярії. Функції щодо його ведення покладаються на одного з працівників апарату суду ( далі особа, відповідальна за архів).

5. Канцелярію очолює старший секретар суду. Старший секретар та секретарі суду призначаються на посаду на конкурсній основі наказом керівника апарату суду, інші працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду.

6. Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні. Старший секретар несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.

7. Старшому секретареві безпосередньо підпорядковані секретарі суду та оператор комп’ютерного набору відповідно до напрямків роботи. Старший секретар суду має право вносити керівникові апарату суду пропозиції про заохочення чи накладення стягнень щодо підпорядкованих йому працівників.

8. У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

9. Посадові обов'язки працівників канцелярії суду затверджуються керівником апарату суду та погоджуються головою суду.

10. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

2. Основні завдання канцелярії суду

1. Основними завданнями канцелярії суду є забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

2. Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань:

2.1. забезпечує щоденне протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в електронних картках;

2.2. своєчасно передає судові справи суддям для розгляду;

2.3. своєчасно передає документи виконавцям та контролює  їх своєчасне виконання;

2.4. забезпечує своєчасне відправлення вихідної кореспонденції та її реєстрацію в електронних картках;

2.5. веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді та забезпечує їх достовірність і правильність;

2.6. веде номенклатурні справи по роботі канцелярії, подає пропозиції керівнику апарату суду щодо складання номенклатури справ;

2.7. веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться в канцелярії суду;

2.8. забезпечує роботу з речовими доказами: облік, зберігання та виконання відповідно до судових рішень;

2.9. забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними скаргами до судів вищих інстанцій;

2.10. забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, веде їх облік, забезпечує відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання, контролює стан повноти виконання судових рішень по розглянутих судом згідно КПК,ЦПК, КАС України та згідно КУпАП справах.

2.11. веде контрольні та зведені виконавчі переведення;

2.12. здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі справ до канцелярії суду;

2.13. проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;

2.14. забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також судових справ для ознайомлення відповідно до поданих заяв після отримання відповідного погодження у встановленому порядку;

2.15. за дорученням керівника апарату суду готує проекти відповідей на запити, заяви, які надходять до суду від громадян або юридичних осіб;

2.16. проводить підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки;

2.17. проводить підготовку документів первинного обліку для складання статистичної звітності та несе відповідальність за достовірність наданої інформації для складання та подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації України у Полтавській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням;

2.18. організовує складання та обробку статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів;

2.19. організовує та здійснює підготовку статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок, на звернення інших відомств;

2.20. відповідальна за архів особа організовує роботу архіву суду;

2.21. відповідальна за архів особа забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву суду;

2.22. відповідальна за архів особа приймає на зберігання від відповідних працівників апарату суду судові документи, що закінчені діловодством. Здійснює упорядкування архіву суду, видає з архіву згідно чинного законодавства архівні судові справи, архівні копії судових рішень;

2.23. керівник апарату здійснює контроль за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи;

2.24. відповідальна за архів особа готує щорічно зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, розділи до яких формують працівники канцелярії, акти для передання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також приймає участь у роботі експертної комісії з експертизи цінності архівних документів разом із старшим секретарем;

2.25. відповідальна за архів особа готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку;

2.26. відповідальна за архів особа готує необхідні дані та складає відповідних звіти щодо роботи архіву;

2.27. відповідальна за архів особа забезпечує додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву;

2.28. розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства і організації роботи з документального забезпечення діяльності суду

3. Права канцелярії суду

3. Канцелярія має право:

3.1. вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи канцелярії суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з метою її удосконалення;

3.2. вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення на зборах суддів, нарадах працівників апарату суду щодо найбільш важливих питань організації роботи канцелярії суду, покращення умов, удосконалення форм і методів роботи, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду;

3.3. отримувати від працівників апарату суду та суддів інформацію необхідну для виконання своїх завдань та обов'язків.

4. Відповідальність канцелярії суду

1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання основних завдань канцелярії суду несе старший секретар.

2. Відповідальність працівників канцелярії суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями та діючим законодавством.

5. Заключні положення

До цього Положення можуть вноситися зміни та доповнення, що затверджуються керівником апарату за погодженням з головою суду.

Консультант з кадрової роботи Л.П.Маслій

ПОГОДЖЕНО

Голова Диканського

районного суду в Полтавській області

__________________Д.І.Новак

___._____________ 2012 року